ООО "АТС Проджект"

Автоматизация, технологии, консалтинг

ООО "АТС Проджект"

Аудит и оптимизация ERP-систем

ООО "АТС Проджект"

Антикризисное управление проектами

По статистике, от 10 до 25% документов в организации — это договорные документы: договоры, приложения к договорам (например, спецификации, план-графики), дополнительные соглашения, протоколы разногласий и протоколы согласования разногласий, входящие счета на оплату, акты и приложения к ним.

Работа с договорной документацией состоит из большого количества этапов: подготовка, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата договора от контрагента. Часто прохождение этих этапов занимает длительное время и не всегда соответствуют утвержденным в организации регламентам (если они существуют). При этом в работу с договорами вовлечены ключевые сотрудники организации, квалификация и время которых особенно ценны: руководители подразделений, бухгалтерия и финансовая служба, сотрудники отделов, ответственные за заключение договоров.

Очевидно, что договорная работа является основой ведения любого бизнеса. От того, насколько эффективно она построена, во многом зависит конкурентоспособность и имидж организации.

Для построения эффективной работы с договорами всех сотрудников создано специализированное бизнес-решение — "DIRECTUM: Управление договорами".

Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать процесс управления договорами, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.

Решение "DIRECTUM: Управление договорами" направлено на оптимизацию ключевых бизнес-процессов работы с договорами, что позволяет решать следующие бизнес-задачи:

-      Согласование договорных документов, включающее разработку проектов договоров, их согласование во всех инстанциях (юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба безопасности и др.), дальнейшее утверждение и подписание ЭЦП с учетом полномочий подписывающего лица в соответствии с регламентами (сумма договора, категория договора и др.).

-      Формирование листа визирования на основе электронных подписей (ЭЦП) договорных документов.

-      Регистрация договорных документов, обеспечение отправки контрагентам и контроль их возврата.

-      Надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем.

-      Оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа, формирование комплектов документов по каждому договору и навигацию по ним.

-      Ведение шаблонов договорных документов, включающее разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов.

-      Подготовка отчетности в различных разрезах по договорной работе. 

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, договорной отдел, юридический отдел. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений, сотрудники, ответственные за ведение договоров, бухгалтерия и финансовая служба.

Работа с бизнес-решением

Бизнес-решение "DIRECTUM: Управление договорами" делает все этапы работы с договорными документами прозрачными, управляемыми и контролируемыми.

Подготовка проекта договора. Сотрудник, ответственный за договорной документ, создает его на основе шаблона или на основе существующего документа (документ может быть взят из файлового хранилища или e-mail, с факса или потокового сканера, благодаря службам DIRECTUM Capture Services).

На этапе создания документ находится в стадии "Инициация". В процессе прохождения согласования, стадия жизненного цикла договора меняется автоматически ("Внутреннее согласование", "Действующий", "Согласование с контрагентом" и др.). Это обеспечивает повышение оперативности обработки договорных документов и исключение ошибок, связанных с неактуальной информацией.

Согласование договора. После создания проекта договорного документа, наступает этап согласования. На этом этапе ответственный сотрудник направляет проект договорного документа на согласование, используя возможности workflow.

31

- Благодаря использованию типовых маршрутов, согласование договора происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования.

В процессе согласования используется ЭЦП, позволяющая визировать и утверждать договорные документы. Использование ЭЦП гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе.

 

Процесс согласования договорных документов отражается в специальном отчете "Лист согласования", который содержит итоговые подписи и замечания, возникшие у визирующих в процессе согласования. При необходимости лист согласования может быть распечатан, подписан "живой" подписью и приложен к соответствующему отчету по работе с договорным документом.

32

Регистрация договора. Для регистрации электронного договорного документа создается запись в справочнике "Договоры". Регистрационный номер присваивается автоматически в соответствии с принятыми в организации правилами.

33

- Все договорные документы (акты, спецификации, дополнительные соглашения, приложения и т.д.), относящиеся к определенному договору, автоматически связываются с карточкой договора, что позволяет в любой момент времени быстро получить доступ ко всему набору договорных и сопутствующих документов.

34

Контроль согласования договоров. Ответственный за договор сотрудник всегда может проконтролировать ход согласования договорного документа, используя возможности workflow и разнообразные отчеты.

При необходимости оперативно найти электронный документ по бумажному аналогу и отследить, на каком этапе согласования он находится, используется технология быстрой идентификации DIRECTUM RapID и штрих-кодирование бумажных документов.

Также для ответственных сотрудников можно настроить напоминания о приближении контрольных дат, этапов и сроков договора.

Контроль исполнения обязательств по договору. В ходе выполнения обязательств по договору появляется ряд сопутствующих договорных документов: акты, графики, дополнительные соглашения, сметы, спецификации и т.д. Чтобы эти документы не хранились разрозненно, бизнес-решение "DIRECTUM: Управление договорами" позволяет связывать их между собой. Согласование договорных документов, появляющихся в ходе исполнения договора, проходит аналогично согласованию основного договора (возможно, по своим типовым маршрутам).

В карточке договора имеется возможность определения и задания этапов исполнения договора с указанием дат начала и завершения каждого этапа. Это позволяет отслеживать сроки действия этапов договора и обеспечить их исполнение. 

Готовый набор коннекторов DIRECTUM позволяет интегрировать бизнес-решение с различными ERP-системами (SAP R/3, Microsoft Dynamics AX, 1C: Предприятие 8.x, Галактика и др.). Такая интеграция обеспечивает не только синхронизацию справочников (например, Контрагенты), но и отправку данных договора в учетную систему с автоматическим созданием в ней соответствующей записи. Интеграция позволяет избежать двойного ввода данных, а также дает возможность просмотра текста договора, хранящегося в DIRECTUM, из ERP-системы.

Бизнес-эффект

С помощью бизнес-решения "DIRECTUM: Управление договорами" процессы работы с договорами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми.

 

Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов, так как согласование договора проходит через всех необходимых участников процесса с контролем сроков согласования. Обеспечивается централизованное хранение информации по договорам с учетом гибкого разграничения права доступа.

В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

Высшее руководство:

-    Ускорение процесса заключения договоров.

-    Повышение внутренней безопасности работы с договорными документами.

-    Сокращение вероятности наступления договорных рисков, связанных с недостаточной проработкой условий договора (например, срыв поставок, задержки сроков выполнения работ, возникновение судебных споров и штрафов).

-    Повышение эффективности использования рабочего времени сотрудниками, участвующими в договорных процессах.

-    Сокращение затрат на расходные материалы.

-    Сокращение случаев утерь договорных документов и их копий.

-    Повышение контроля исполнения договорных обязательств.

Юридический отдел:

-    Контроль корректности содержания договоров.

-    Контроль использования утвержденных шаблонов договорных документов.

-    Использование централизованного хранения всех договорных документов и их версий.

-    Контроль соблюдения регламентов согласования договорных документов.

-    Предупреждение применения штрафных санкций и минимизация возникновения спорных ситуаций.

Договорной отдел:

-    Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).

-    Оперативный контроль состояния согласования/заключения договоров.

-    Упрощение подготовки и анализа сводной информации по договорным документам в различных разрезах и формирование отчетности.

Руководители подразделений:

-    Контроль загрузки исполнителей по договорам.

-    Контроль соблюдения регламентов согласования договорных документов.

-    Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).

-    Контроль выполнения задач/нормативов структурного подразделения.

Сотрудники, ответственные за договорную работу:

-    Сокращение как общей длительности согласования договорных документов, так и длительности отдельных этапов.

-    Использование единого реестра контрагентов и контактных лиц контрагентов.

-    Упрощение и ускорение подготовки текстов договоров и сопутствующих документов.

-    Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).

-    Оперативный контроль состояния согласования/заключения договоров.

Бухгалтерия/финансовая служба:

-    Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).

-    Упрощение планирования оплат по договорам.

Для объективной оценки эффективности процесса управления договорами в организации, при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности:

Показатель эффективности

Единица измерения

Средняя длительность процесса подготовки и согласования договорного документа (от оформления до отправки контрагенту)

Рабочие часы

Средняя длительность согласования в <юридическом> отделе (от поступления задания до выполнения)

Рабочие часы

Процент согласованных договоров в срок, установленный регламентом договорной работы

% от общего кол-ва

Процент согласованных договоров в срок в <юридическом> отделе

% от общего кол-ва

Зафиксированное количество инцидентов, связанных с договорами (возникновения судебных разбирательств, споров сторон, договорных штрафов, утраты конфиденциальной информации и др.)

Штуки

Средняя длительность поиска досье договора сотрудником

Рабочие часы

Трудоемкость оформления договорного документа по корпоративным шаблонам

Человеко-часы

Трудоемкость выполнения работ по договору на этапе <регистрации>

Человеко-часы

Среднее количество итераций согласования договорного документа в одном подразделении

Штуки

Затраты на расходные материалы (бумага, картриджи...)

Рубли