ООО "АТС Проджект"

Автоматизация, технологии, консалтинг

ООО "АТС Проджект"

Аудит и оптимизация ERP-систем

ООО "АТС Проджект"

Антикризисное управление проектами

Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство бизнес-процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала, то есть добиться эффективного управления бизнес-процессами. Зачастую сотрудниками организации не соблюдаются определенные правила при исполнении своих служебных обязанностей, что негативно сказывается на эффективности работы и репутации компании.

Система DIRECTUM решает эти проблемы автоматизацией процессов создания, обработки и движения документов (docflow). Кроме того, реализованный в системе бизнес-ориентированный механизм workflow позволяет автоматизировать  бизнес-процессы, не связанные с документами. В этом случае информация и задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.

Для улучшения взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов и повышения эффективности работы организации в системе DIRECTUM существует модуль "Управление деловыми процессами".

12

Основные принципы работы

В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача. Т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута.

В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

При "ручном" назначении исполнителей инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной, последовательной или сложной, когда можно задать последовательно-параллельный маршрут прохождения задачи.

Для управления бизнес-процессами, подлежащими жесткой регламентации или часто повторяемыми, могут быть настроены типовые маршруты. Механизм типовых маршрутов является мощным инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей, могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).

В системе DIRECTUM выделяется два вида типовых маршрутов – свободные и жесткие, каждый из них формируется определенным набором блоков.

Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов является описание логики бизнес-процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для жестких маршрутов задается расширенный набор возможных этапов за счет использования базовых блоков: появляются условия переходов, сценарии на внутреннем языке, специальные блоки ожидания, мониторинга событий. Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки. Библиотека блоков содержит несколько десятков разработанных прикладных блоков и постоянно пополняется. За счет этого, в частности, возможна удобная интеграция с ERP-системами (например, создание договора в ERP-системе после согласования и подписания ЭП его текста в системе DIRECTUM).

 Отправка задач по типовому маршруту возможна как вручную, так и в результате запуска Мастера действий, автоматизирующего определенный участок работы с договорами и организационно-распорядительными документами. Запрошенные мастером действий параметры автоматически подставятся не только в создаваемый документ, но и в параметры типового маршрута. Результатом работы мастера будет документ, созданный на базе документа, а также стартованная от имени пользователя задача.

13

 Для хранения задач и заданий выделены личные папки пользователя.

Папка "Входящие" предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка "Исходящие" содержит задачи, которые создает пользователь.

Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить и проранжировать объем работ необходимых к исполнению. Также для структурирования задач и заданий могут использоваться сортировка и фильтрация по заданным критериям (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).

Кроме того, пользователь может создать папки поиска для задач и заданий. Для таких папок определяются критерии поиска, по которым формируется содержимое папки. При этом содержимое папки актуализируется при каждом ее открытии.

 Доступный и понятный интерфейс позволяет пользователю легко адаптироваться к работе в системе.

 

Создание задач и контроль исполнения

Каждый пользователь в системе может инициировать создание задачи, при этом состав участников задачи может быть назначен вручную или с использованием типовых маршрутов. Кроме того, для задачи могут указываться наблюдатели – условно-пассивные участники задачи, которые не являются исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и по желанию могут вмешаться в процесс ее выполнения.

 В задачу может быть добавлено любое количество вложений: электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников системы DIRECTUM. Это обеспечивает удобное открытие объектов системы, в частности, документов, связанных с выполнением работ по задаче, непосредственно из задания, полученного исполнителем.

14

В ходе работы пользователю доступен предпросмотр.

Область предпросмотра предназначена для отображения содержимого выбранного объекта в проводнике системы DIRECTUM.

Предпросмотр отображает:

-      различные объекты в проводнике системы – в папках и результатах поиска;

-      документы, вложенные в карточки задач, заданий и уведомлений;

-      документы в отдельном окне.

В тексте задачи и задания автоматически проверяется орфография. Также при проверке орфографии имеется возможность добавлять новые слова в пользовательский словарь.

В ходе следования задачи по маршруту исполнители получают задания, которые помещаются в их папку "Входящие", и выполняют их. Чтобы повысить оперативность выполнения типовых задач (например, рассмотрение договора) исполнитель может использовать в ответе на задачу автотекст (например, "рассмотреть возможность продления договора"). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем.

15

 При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи. Так образуется многоуровневая структура подзадач, которая по усмотрению пользователя может отображаться в виде цельного текста либо в виде "дерева" с возможностью сворачивания и разворачивания содержания подзадач. Кроме того, дерево задач доступно для любого объекта системы (документа, записи справочника); по дереву задач можно проследить все выполняемые по объекту работы. Возможность открытия дерева задач в отдельном окне из проводника системы позволяет работать без открытия карточки задачи или задания, что повышает оперативность и удобство работы пользователя.

Если в процессе выполнения задания сотрудник-исполнитель должен подготовить какой-либо документ, то этот документ вкладывается в задание, после чего любой следующий участник процесса при наличии у него прав может легко с ним ознакомиться, высказать замечания и т.д.

Каждое задание и каждый его этап могут иметь свой контрольный срок – дату и время, до которого они должны быть выполнены. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи; инициатор также может быстро найти просроченные задачи.

16 

Возможность установки напоминаний о подходе срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).

Управление бизнес-процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам, но и контроль выполнения задачи. По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, может отправить задачу на доработку.

 

Инициатор задачи (или его замещающий) в любой момент времени может на закладке "Состояние" или на графической схеме посмотреть, на каком этапе выполнения находится задача, определить исполнителей, задерживающих выполнение работы.

И принять соответствующее решение:

-      изменить схему движения документов для ускорения процессов;

-      назначить другого исполнителя;

-      прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п.

 

Для удостоверения и гарантии подлинности задач и заданий, а также содержащейся в них информации, может использоваться электронная подпись.

Электронная подпись в задачах и заданиях

Инициатор задачи может подписать ее текст ЭП для обеспечения подлинности информации. В процессе выполнения задачи исполнители также могут воспользоваться ЭП и подписать свой комментарий в тексте задания (если у исполнителя есть ЭП и такая возможность предусмотрена задачей).

Более того, инициатор может потребовать от исполнителей обязательного подписания своих заданий при выполнении. В этом случае, если у исполнителя есть ЭП, он не сможет выполнить задание, не подтвердив своей подписью достоверность комментария в тексте задания.

Кроме того, пользователи могут настроить для себя автоматическое подписание всех выполняемых ими заданий.

При этом при подписании задачи или задания подписываются только те тексты, которые уже не будут меняться (т.е. не подписываются тексты задач на инициализации и тексты незавершенных заданий).

Подписанные тексты могут быть проверены на достоверность как вручную пользователем, так и автоматически (если это предусматривается настройками системы).

Шифрование задач

Для дополнительной защиты всего семейства задач в системе DIRECTUM предусмотрена возможность шифрования. Чтобы прочитать зашифрованный текст задачи, пользователь должен иметь права на задачу, личный сертификат шифрования, зарегистрированный в системе DIRECTUM, или пароль зашифрованной задачи.

Для задач, как и для документов, предусмотрено два способа шифрования: на основе сертификата и с паролем.

Пользователь может зашифровать задачу на основе сертификата, если одновременно выполнены условия:

-      пользователь имеет личный сертификат шифрования, зарегистрированный в системе DIRECTUM. Сертификаты выдает и регистрирует администратор. Сертификат не должен быть устаревшим или отозванным;

-      все пользователи, указанные в правах доступа к задаче, имеют личные сертификаты шифрования, зарегистрированные в системе;

-      задача в момент шифрования доступна пользователю для изменения;

-      задача является главной задачей семейства;

-      для задачи указан тип прав Ручной;

-      пользователь является инициатором задачи;

-      в табличной части «Права доступа» указаны только пользователи. Не рекомендуется указывать группы пользователей.

Пользователь может зашифровать задачу с паролем, если одновременно выполнены условия:

-      для текущего пользователя по умолчанию используется модуль расширения, который поддерживает шифрование. Модуль расширения задает пользователь в личных параметрах. •пользователь имеет права на изменение задачи;

-      задача в момент шифрования доступна пользователю для изменения;

-      задача является главной задачей семейства;

-      для задачи указан тип прав Ручной;

-      пользователь является инициатором задачи;

-      в табличной части «Права доступа» указаны только пользователи. Группы пользователей указывать невозможно.

 Базовые блоки

17

 

Набор базовых блоков включает в себя:

·       Задание - инициирует отправку заданий или уведомлений исполнителям. Дальнейшее выполнение схемы может быть продолжено только после выполнения задания.

·       Уведомление – инициирует отправку уведомлений условно-пассивным участникам задачи (наблюдателям).

·       Сценарий – произвольные действия, запрограммированные на встроенном языке ISBL. С помощью этого элемента могут быть выполнены задачи интеграции, администрирования, автоматизации выполнения бизнес-логики системы (например, изменения данных в системе) и т.д.

·       Условие – проверяет выполнение заданного условия. Проверка условия может быть задана визуально (структурированно) или с помощью языка ISBL. Условие обеспечивает ветвление процесса в зависимости как от пользовательских действий, так и от не зависящих от исполнителей факторов (например, сумма договора).

·       Ожидание - приостанавливает ход процесса на заданное время. Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного времени ожидания.

·       Мониторинг - выполняет с заданной периодичностью проверку на наступление некоторого события, например, появление или изменение объекта в системе (электронный документ, папка и т.д.) или за ее пределами (файл, электронное письмо). Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного интервала времени ожидания или при наступлении события.

·       Подзадача - стартует подзадачу с указанным типовым маршрутом или без него. В зависимости от заданных параметров ожидает завершения подзадачи или нет.

Каждый блок имеет ряд специфичных параметров, настраиваемых особым образом, которые пользователь может задать при формировании схемы маршрута. Например, в качестве исполнителя задания могут быть указаны не только конкретный пользователь или группа пользователей, но и роль, которая в процессе выполнения маршрута преобразуется в конкретного исполнителя или группу исполнителей. Роль может быть статической или динамической, вычисляемой на основе различных факторов (график дежурств, подчиненность сотрудника, трудоемкость и т.д.).

Срок исполнения указывается в одном из двух вариантов – абсолютный (конкретная дата и время) или относительный (трудоемкость). При указании относительного срока исполнитель увидит абсолютный срок, вычисленный по календарю рабочего времени.

 

При настройке для задачи могут быть указаны: тема, вложения, параметры, запрашиваемые у пользователя, произвольное количество вариантов результата выполнения задания (например, согласен /не согласен /требуется дополнительная информация) и т.д. Помимо этого, для каждого блока может быть прописана инструкция, которая будет доступна пользователю из карточки задания. В инструкции может быть прописан порядок действий, ссылки на регламентирующие это задание документы и т.д.

Прикладные блоки 

Так, разработаны блоки для управления жизненным циклом электронных документов, работы с файловой системой и электронной почтой, публикации документов на порталах, экспорта электронных документов, мониторинга, интеграции с Microsoft SharePoint и другими системами, а также блок извлечении штрих-кода из образа документа и блок преобразования документа в PDF-формат.

 

Состав прикладных блоков постоянно расширяется как компанией DIRECTUM, так и ее партнерами. Сегодня существует несколько десятков готовых библиотек блоков.

Дополнительные возможности

Удобный графический редактор и отладчик типовых маршрутов позволяют не только оперативно создать маршрут, но и пошагово проверить его, мгновенно скорректировать при необходимости.

 

Таким образом, настройка типовых маршрутов становится мощным инструментом бизнес-аналитика, который формализовано описывает процессы с помощью широкого набора готовых блоков, используя обычные пользовательские понятия. При необходимости задания специфической логики бизнес-аналитик обращается к программисту, который легко разрабатывает новые блоки. При этом итоговая схема процесса не загромождается программной логикой и остается бизнес-ориентированной.

Анализ бизнес-процессов организации

19

 Механизмы DIRECTUM позволяют получать статистические данные о протекании бизнес-процессов, агрегировать и анализировать их. Результаты анализа используются для оптимизации управления бизнес-процессами. Это позволяет своевременно определить необходимость изменений, четко сформулировать цели и, в конечном счете, добиться максимальной продуктивности оптимизации. 

При необходимости проанализировать бизнес-процесс для типового маршрута включается режим сбора статистики.

Статистические данные собираются из блоков типового маршрута, благодаря встроенной в блоки функции-регистратора (настраивается администратором). Эти данные преобразуются в форму, удобную для анализа, и дополняются данными из задействованных в процессе документов и справочников, данными о пользователях.

Все собранные данные обрабатываются аналитиком. При этом аналитик может использовать как встроенные отчеты DIRECTUM, так и внешние системы моделирования и анализа бизнес-процессов (ARIS PPM, Business Studio и др.). 

Анализ данных позволяет, к примеру, установить, какой этап согласования является самым длительным, в каких отделах нарушались сроки согласования, сколько итераций согласования прошел документ и т.д.

Возможности поиска

Система предоставляет широкие возможности поиска задач и заданий по различным атрибутам (в том числе по содержанию текста задачи).

Существует возможность быстро найти все задачи, связанные с тем или иным электронным документом или записью справочника, чтобы посмотреть, к примеру, маршрут согласования и переписку сотрудников по задаче. 

Также в системе предусмотрены специализированные папки поиска для задач, аналогичные папкам поиска документов. Администраторами могут быть настроены дополнительные поиски по необходимым критериям.

* * *

Таким образом, система DIRECTUM выводит управление бизнес-процессами на новый уровень и повышает эффективность как описания и поддержки деловых процессов, так и их выполнения за счет:

-      ускорения выполнения деловых процессов;

-      уменьшения времени выполнения бизнес-функций;

-      автоматизации отдельных этапов задач;

-      возможности отслеживания состояния каждой задачи;

-      анализа статистики выполнения деловых процессов;

-      повышения контроля исполнительской дисциплины;

-      анализа загруженности сотрудников и результативности их работы;

-      управления созданием, развитием и поддержкой единого списка автоматизированных деловых процессов;

-      быстрой автоматизации новых процессов с использованием как универсальных, так и разработанных прикладных блоков типовых маршрутов и т.д.